Зачем нужен средний заработок

Отпускные считают не по окладу за месяц, а по среднему заработку. Это значит, что перед отпуском берется расчетный период, обычно 12 календарных месяцев, и по нему определяется средняя сумма за один календарный день. Затем этот показатель умножается на количество дней отпуска.

Из-за этого отпускные могут отличаться от привычной зарплаты. Если в течение года были премии, доплаты и стабильная полная занятость, сумма может быть выше ожиданий. Если были больничные, неоплачиваемые периоды или снижение дохода, средний заработок может оказаться меньше.

Что входит в расчет

В средний заработок включают выплаты, связанные с оплатой труда. Важна не только сумма оклада, но и другие начисления, которые сотрудник получил за работу. Поэтому при проверке отпускных нужно смотреть расчетный листок за весь период, а не только текущий месяц.

Обычно в расчет входят:

• оклад или тарифная ставка;
• сдельная оплата;
• премии за результаты работы;
• доплаты за ночные часы, выходные и праздники;
• надбавки за стаж, квалификацию, совмещение;
• районные коэффициенты и процентные надбавки, если они применяются.

Если сотрудник получает фиксированный оклад без премий и доплат, расчет выглядит проще. Но даже в такой ситуации отпускные не всегда совпадают с частью зарплаты за месяц, потому что используется среднее количество календарных дней, а не фактические рабочие дни.

Что обычно не учитывается

Не все выплаты, которые поступали сотруднику, увеличивают средний заработок для отпускных. Некоторые суммы исключаются, потому что они не относятся к оплате труда за фактически выполненную работу. Поэтому при самостоятельной проверке нельзя просто сложить все поступления на карту за год.

Обычно из расчета исключают:

• больничные;
• отпускные за прошлый отпуск;
• оплату командировки по среднему заработку;
• материальную помощь;
• социальные выплаты;
• компенсации, не связанные с оплатой труда;
• выплаты за периоды, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялся средний заработок.

Например, если человек болел две недели, пособие по больничному не нужно добавлять к зарплате для расчета отпускных. Сам период болезни тоже учитывается особым образом: дни болезни исключаются из расчетного периода. Если оставить их как обычные дни, средний дневной заработок получится ниже.

Как учитываются премии

Премии могут входить в расчет среднего заработка, но порядок зависит от их вида. Ежемесячные премии обычно учитывать проще: они относятся к конкретным месяцам расчетного периода. Квартальные, годовые и разовые премии требуют более внимательной проверки, потому что важно понять, за какой период они начислены.

Например, сотрудник получил годовую премию в январе, а в отпуск идет в июле. Нужно смотреть, относится ли эта премия к расчетному периоду и как она должна быть распределена. Если просто добавить любую премию к общей сумме без проверки, расчет может получиться завышенным.

Премии особенно сильно влияют на отпускные при высоком переменном доходе. У сотрудников с окладом и регулярной премиальной частью отпускные часто отличаются от простой оценки по окладу.

Формула среднего дневного заработка

Если расчетный период отработан полностью, применяется простая схема:

Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев / 12 / 29,3.

Число 29,3 используется как среднее количество календарных дней в месяце. После этого средний дневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска.

Пример: за 12 месяцев сотруднику начислили 900 000 рублей, все месяцы отработаны полностью. Средний дневной заработок составит 900 000 / 12 / 29,3 = 2 559,73 рубля. Если отпуск длится 14 дней, отпускные будут равны 35 836,22 рубля до удержания НДФЛ.

Для проверки расчетов удобно использовать калькулятор отпуска и выплат. Он помогает быстро посчитать отпускные и сверить сумму при разных исходных данных.

Если период отработан не полностью

Когда за последние 12 месяцев были больничные, отпуска, командировки или другие исключаемые периоды, расчет усложняется. В таком случае нельзя делить выплаты на 12 и на 29,3 как при полностью отработанном годе.

По каждому неполному месяцу нужно определить количество календарных дней, которые входят в расчет. Месяцы, отработанные полностью, считаются по 29,3 дня. Неполные месяцы рассчитываются отдельно. Затем все расчетные дни складываются, а учитываемый доход делится на получившееся количество дней.

Например, если сотрудник часть месяца болел, из дохода убирается больничное пособие, а из календарных дней - дни болезни. Это нужно для того, чтобы средний заработок отражал оплату за рабочие периоды, а не смешивал зарплату с выплатами за время отсутствия.

Почему важно отделять начисления от выплат

При проверке отпускных нужно ориентироваться на начисления, а не на сумму, поступившую на карту. Выплата на карту уже может быть уменьшена на НДФЛ, алименты, аванс или другие удержания. Для расчета среднего заработка берутся начисленные суммы до удержаний.

Если сотрудник получил на карту 70 000 рублей, это не значит, что именно эта сумма войдет в расчет отпускных. Нужно смотреть расчетный листок: сколько было начислено, какие суммы относятся к оплате труда, какие периоды исключаются.

Как проверить расчет перед отпуском

Самостоятельная проверка помогает заранее понять примерную сумму отпускных и заметить явные ошибки. Для этого нужно собрать данные за 12 месяцев до месяца начала отпуска, посмотреть начисления и отметить периоды, которые не входят в расчет.

Порядок проверки такой:

• определить расчетный период;
• сложить выплаты, которые входят в средний заработок;
• исключить больничные, прошлые отпускные и другие неподходящие суммы;
• проверить, были ли неполные месяцы;
• посчитать средний дневной заработок;
• умножить его на количество дней отпуска.

Средний заработок для отпускных зависит от состава выплат и отработанного времени. Чем точнее разделены зарплата, премии, исключаемые периоды и удержания, тем легче проверить сумму перед отпуском и понять, почему она отличается от обычной зарплаты