Авансовый отчет: некоторые секреты

Авансовый отчет – первичный документ, подтверждающий расходы лица, выделенного на нужды компании.

Форма финансового отчета

По истечении трех рабочих дней сотрудник обязан отчитаться перед бухгалтерией организации, посредством предоставления авансового отчета. Заполнять данный документ можно, как в электронном, так и письменном виде, при этом к нему необходимо приложить определенную документацию, подтверждающую траты по данной статье расходов. В последнее время популярным стало заполнение авансовых отчетов на андроиде.
В том случае если отчет подотчетным лицом не будет предоставлен, то бухгалтерия организации вправе включить сумму произведенных трат в его доходы, со всеми вытекающими отсюда проблемами – начисление взносов на страховку, удержание НДФЛ.

Кроме того следует учесть, что выдача наличных денежных средств, производится только после того, как подотчетное лицо предоставит подтверждение по ранее предоставленному авансу.

Заполняем авансовый отчет правильно

Как и другая документация, отчетность данного типа, требует соблюдения следующих нюансов:
•    С лицевой стороны финансового отчета, необходимо указать название предприятия, номер и дату создания документа, инициалы, структурное подразделение, при наличии: табельный номер лица, получившего на руки денежные средства, занимаемую должность и назначения выделенного аванса. После следует внести информацию о ранее полученном авансе, выданных денежных до этого денежных средств, произведенных расходах и остатке. Кроме того стоит отобразить информацию, о том, в какой валюте были получен аванс.
•    В таблицу «бухгалтерская запись», необходимо внести информацию о сумме и корреспонденции счета.
•    Анализируются документы, подтверждающие факт расхода, ставится их количество и отметка о произведенной проверке.
•    Бухгалтер подписывает, предоставляемую отчетность, указывая сумму перерасхода либо остатка и данные расходных и приходных документов, согласно которым вносятся либо выдаются денежные средства в кассе организации.
•    Главбух расписывается в том, что отчет, был принят к исполнению, с подтверждающими документами. Прим это указывается их количество.

Документы, приложенные к авансовому отчету, как и сам основные, утверждаются руководителем организации. В том случае, если имеется перерасход, выдается кассовый ордер.